Absensi menjadi andalan perusahaan sebagai acuan atau patokan dalam memberikan upah atau gaji, tunjangan, benefit, bonus, dan sebagainya. Untuk itu, perlu sebuah laporan absensi atau attendance report untuk mengetahui data kehadiran pegawai secara keseluruhan.
Selain itu, attendance report juga dibutuhkan untuk waktu kerja yang dimiliki karyawan dan berapa banyak jam kerja yang sudah dilaksanakan. Hal seperti ini dilakukan demi menjaga kedisiplinan karyawan terhadap peraturan kehadiran yang ada di perusahaan.
Pengertian laporan absensi sendiri adalah laporan yang berkaitan dengan kehadiran atau absensi karyawan di sebuah perusahaan.
Kalau mau dibedah lebih dalam lagi, attendance report ialah sebuah dokumen yang berisi informasi rinci soal kehadiran karyawan, seperti waktu masuk dan keluar, ketepatan waktu hadir, ketidakhadiran, dan lainnya.
Tim manajemen perusahaan pun bisa memantau dan memastikan alur kerja yang lancar bagi setiap karyawannya lewat laporan ini. Tak hanya itu, manajemen penggajian juga menjadi lebih akurat.
Laporan absensi juga cukup penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Ada beberapa alasan penting kenapa perusahaan perlu membuat attendance report karyawan, di antaranya:
1. Memastikan bisnis tetap di jalur yang sesuai dan tepat.
2. Melacak waktu dan kehadiran karyawan di perusahaan.
3. Mengetahui karyawan mana yang sering absen, tanpa alasan yang logis.
4. Untuk mengidentifikasi mana karyawan yang cocok dengan perusahaan dan mana yang tidak.
5. Meningkatkan produktivitas dan keuntungan yang dimiliki perusahaan.
6. Mencegah kerugian akibat kecurangan atau ketidakdisiplinan karyawan terhadap kehadirannya sendiri.
Attendance report ini juga punya tipe-tipe yang perlu kamu ketahui, yakni:
• Time Card : berguna untuk melacak pola jam masuk jam pulang
• Scheduling : evaluasi terhadap jadwal kerja yang dimiliki karyawan, shift, dan perbandingan jam actual atau terjadwal.
• Workforce Management : kumpulan pengecualian spesifik atau khusus, gaji, tunjangan, hingga data historis.
• Cost Tracking : pelacakan yang dilakukan terhadap riwayat pembayaran yang pernah dilakukan.
• Budget Forecast : melakukan pelacakan anggaran dan perencanaan terhadap kerja perusahaan.
Dengan adanya attendance report, dapat membantu perusahaan dalam menciptakan fairness antara manajemen dan karyawan. Sehingga dapat mengurangi kesalahan hitung benefit bagi perusahaan maupun salah jadwal kerja bagi karyawan.
