Bagi para pencari kerja, apalagi yang baru lulus atau fresh graduate, mendapat balasan email dari HRD untuk interview pastinya menjadi jawaban yang sangat kamu tunggu. Lamaran kerja yang menarik perhatian HRD biasanya pasti akan mendapatkan email balasan. Lalu, kalau sudah mendapat respon dari HRD, bagaimana cara membalas email-nya, ya?

Membalas email terkesan seperti hal yang tidak sulit untuk dikerjakan, tapi di dunia profesional, kamu tidak bisa sembarangan membalas email dari HRD. Jadi, sebelum mengirim email balasannya, penting buat kamu untuk mengetahui bagaimana cara merespon undangan interview dari HRD dengan baik dan profesional.

Cara membalas email dari HRD

1. Jawab dengan cepat, jangan membuat HRD menunggu terlalu lama

Jika kamu mendapat email undangan wawancara kerja dari HRD, langkah awal yang perlu kamu lakukan adalah jawab undangan tersebut dengan cepat. Jangan membuat mereka menunggu terlalu lama, dan pastikan juga untuk tidak meresponnya lebih dari 24 jam setelah kamu menerima email tersebut.

Sebab, dengan merespon undangan interview dengan cepat, ini menunjukkan kalau kamu sangat tertarik, responsif, dan profesional.

2. Balas dengan reply dan reply all

Kamu harus lebih teliti lagi dengan email yang telah dikirim oleh HRD. Biasanya, mereka juga mengenalkan kamu dengan user atau hiring manager di email. Maka, cara selanjutnya yang bisa kamu lakukan adalah memilih opsi reply all supaya mereka bisa mendapatkan informasi dari balasan email yang kamu kirim.

Akan tetapi, kalau undangan yang dikirim lebih spesifik semisal hanya melibatkan HRD saja, kamu bisa menggunakan reply untuk membalasnya.

3. Salam kepada HRD

Ketika membalas email undangan interview kerja, pastikan kamu memberikan salam pembuka terlebih dulu kepada recruiter. Contoh, “Kepada Yth (Nama HR)” atau dalam bahasa Inggris “Dear (Interviewer’s Name)”.

Cara seperti ini menunjukkan kalau kamu sudah membaca email tersebut dan tahu siapa pengirimnya.

4. Ucapkan terima kasih

Sangat penting untuk mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan oleh HR untuk mengundang kamu dalam wawancara kerja. Ada beberapa bentuk ucapan terima kasih yang bisa kamu tulis, seperti berikut ini:

• Terima kasih telah mengundang saya untuk interview.
• Terima kasih atas kesempatan interview untuk (posisi yang dilamar).
• Terima kasih telah menghubungi saya untuk (posisi yang dilamar)
• Terima kasih telah mempertimbangkan saya untuk (posisi yang dilamar).

5. Bersikap profesional

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa membalas email undangan interview HRD harus dengan cara yang sopan dan profesional, terutama dalam pemilihan bahasa. Jangan pernah membalasnya dengan menggunakan emoji dan bahasa yang tidak formal supaya memberikan kesan yang baik bagi HRD.

6. Jawab dengan singkat dan padat

Kamu pasti senang sekali kalau mendapatkan email undangan interview dari HRD, karena tentunya kamu ingin menunjukkan potensi yang kamu miliki. Tetapi, perlu diketahui juga, meskipun kamu sangat happy, kamu tidak harus menuliskan potensi yang kamu punya kepada perusahaan tersebut.

Kamu tidak perlu menjelaskan kelebihan, keterampilan dan kemampuan kamu di dalam email tersebut. Sebaiknya kamu cukup menyimpannya untuk interview secara langsung. Jadi, kamu hanya perlu meresponnya dengan kalimat yang singkat dan padat.

7. Koreksi lagi email balasan kamu

Kita bisa saja luput dari rasa bahagia ketika mendapat undangan interview, yang akhirnya membuatmu ingin membalasnya dengan cepat tanpa mengecek kembali email balasan kamu, apakah kosakata dan penulisannya sudah tepat atau belum.

Maka dari itu, penting banget untuk mengoreksi jawaban email undangan wawancara kerja yang telah kamu tulis untuk memperbaiki penulisan dan pemilihan kata yang tepat.

Dunia kerja menuntut kita untuk bersikap profesional dan tidak boleh sembarangan. Apalagi dengan menjawab email undangan interview dari HRD. Oleh sebab itu, penting banget buat kamu untuk tahu tips-tips membalas email dari HRD untuk interview dengan baik dan benar. Good luck guys!