Proses rekrutmen memiliki beberapa tahapan yang perlu dilakukan agar perusahaan menemukan kandidat yang sesuai. Biasanya, setelah kandidat mengirimkan CV-nya, perekrut bakal mulai melakukan proses screening karyawan melalui CV.
Apabila informasi yang diberikan kandidat di CV telah sesuai dengan kualifikasi perusahaan, maka kandidat tersebut bakal lolos ke tahapan selanjutnya, yaitu screening interview. Lalu, apa itu screening interview? Berikut penjelasan selengkapnya.
Apa itu screening interview?
Screening interview atau wawancara merupakan salah satu tahapan penyaringan dari proses rekrutmen dengan cara memverifikasi informasi kandidat lewat CV. Proses ini akan dilakukan oleh recruiter setelah membaca CV pelamar dan surat lamaran kerja mengenai kecocokan deskripsi kandidat dengan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Jadi, pelamar tidak bisa menyepelekan proses screening melalui wawancara, karena ini menjadi tahapan awal sebagai gerbang pembuka untuk dapat lanjut ke tahapan selanjutnya. Untuk itu, pelamar harus memasukkan data dan informasi ke dalam CV secara jujur dan profesional.
Proses screening interview
Seperti yang kita ketahui, mengirimkan CV dan dokumen lainnya menjadi tahap awal dari proses rekrutmen sebelum wawancara screening dilakukan. Setelah pihak HRD mengecek berkas dan dokumen kandidat, selanjutnya mereka akan melakukan seleksi yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Calon kandidat yang lolos akan maju ke tahapan selanjutnya, yakni screening interview.
Tahap wawancara ini juga menjadi penentu apakah kandidat telah memenuhi syarat yang dibutuhkan perusahaan atau tidak. Nah, untuk lebih jelasnya lagi, berikut ini beberapa tahapan wawancara screening yang biasa dilakukan oleh perekrut di perusahaan.
- Review CV
Review CV merupakan tahap awal dalam menjaring pelamar. Untuk memudahkan menyaring CV dengan jumlah yang lebih banyak, recruiter biasanya menggunakan bantuan aplikasi HRD. Tetapi, perekrut juga tetap memperhatikan beberapa informasi di dalam CV pelamar. Sebab, ada kemungkinan informasi tersebut tidak terdeteksi dengan sistem ATS.
- Meninjau cover letter
Cover letter juga menjadi pertimbangan perekrut untuk menentukan lolos atau tidaknya kandidat. Recruiter menjadikan dokumen ini sebagai penilaian tambahan, karena mereka mencari kandidat yang menarik perhatian.
Namun, meski cover letter dapat menambah penilaian, tetapi tidak semua perusahaan membutuhkan cover letter dalam hal persyaratan. Jadi, hal tersebut bergantung kepada kebijakan perusahaan.
- Screening lewat panggilan telepon atau video
Setelah perekrut mendapatkan nama-nama calon pelamar yang telah dipilih, mereka akan melakukan interview melalui panggilan telepon seluler. Terkadang ada juga perekrut yang menggunakan panggilan video untuk mengundang pelamar secara langsung ke kantor.
Biasanya, tahapan interview akan berjalan dengan cukup singkat. Selama proses wawancara berlangsung, perekrut hanya akan menanyakan beberapa hal seperti latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, dan skill apa saja yang dimiliki oleh pelamar.
Tahapan ini dilakukan recruiter dengan menggunakan panggilan untuk memastikan kandidat yang melamar pekerjaan aktif dan bisa dihubungi. Selain itu, perekrut juga akan menilai cara berkomunikasi pelamar saat menjawab terkait pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
- Penentuan kandidat terbaik
Recruiter akan mendapatkan hasil dari tahapan penyaringan tersebut, sehingga mudah bagi mereka untuk menentukan kandidat terbaik yang dinilai cocok dengan yang dibutuhkan perusahaan.
Dalam tahap ini, recruiter juga menilai background pelamar mengenai jejak digital untuk memastikan kandidat tidak memiliki rekam jejak digital yang negatif. Kemudian, kandidat yang lolos ini akan lanjut ke tahap selanjutnya untuk melakukan wawancara dengan user atau manajer.
Aspek-aspek penting dalam screening interview pelamar
- Daftar basic requirements wajib dimiliki kandidat
Langkah ini dilakukan untuk memastikan syarat wajib yang harus dimiliki oleh pelamar. Apabila kamu telah memiliki daftar persyaratan tersebut, kamu bisa melakukan screening terkait hal-hal dasar yang bersifat teknis dan menjadi keharusan.
Ketentuan-ketentuan dasar ini antara lain penamaan berkas, CV yang tidak boleh lebih dari 2 halaman, pas foto harus menggunakan latar belakang dengan warna tertentu hingga kelengkapan dokumen lainnya seperti ijazah dan transkrip nilai semasa kuliah.
Hal tersebut memang terlihat sangat mudah dan mendasar, tetapi ini sangat penting untuk diperhatikan, karena akan memberikan sedikit gambaran tentang kandidat. Artinya, pelamar yang memenuhi seluruh persyaratan dasar adalah orang yang terliti dan cukup perhatian terhadap detail.
- Mengecek kualifikasi yang cocok dengan kebutuhan
Aspek penting selanjutnya adalah mengecek resume yang memenuhi persyaratan dasar untuk mencari atribut kualitatif yang dibawa oleh pelamar. Pada tahap yang satu ini, recruiter harus lebih hati-hati saat memindai kualitas kandidat. Beberapa kriteria yang perlu dipersiapkan oleh perekrut adalah:
- Must have skills
Informasi berisi daftar kemampuan apa saja yang harus dimiliki pelamar. Pastikan setiap skill memang dibutuhkan untuk posisi yang sedang dicari. Daftar ini juga membantu perekrut untuk mencoret nama kandidat yang tidak memiliki skills yang diperlukan.
- Must have experience
Kandidat harus memiliki dan membuat daftar berisi pengalaman. Baik itu pengalaman dalam memimpin tim, menulis konten digital, terlibat dalam proyek, dan sebagainya.
- Advantages
Susunan daftar yang berisi kemampuan, pengalaman, dan hal-hal lain yang menurut perekrut bisa menjadi nilai tambahan untuk para kandidat.
Recruiter dapat melihat dan mempelajari kriteria-kriteria tersebut dari pengalaman yang dicantumkan di CV pelamar kerja. Sebab, bisa saja mereka tidak memasukkannya secara langsung. Jadi, perekrut harus lebih teliti dan jeli dalam memeriksa isi CV pelamar kerja.
- Mencocokan keseluruhan deskripsi pelamar kerja dengan perannya
Mungkin hal ini menjadi yang pertama kalinya bagi perekrut untuk melihat kandidat lebih dari sekadar CV dan mencoba mencocokkan persona karyawan secara keseluruhan (dengan kualifikasi yang harus benar-benar dimiliki) dengan deskripsi pekerjaan.
Perekrut dapat menjelaskan secara jelas tentang deskripsi pekerjaan dan mencocokkan dengan kualifikasi yang dimiliki pelamar apakah sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Kalau sesuai, maka kandidat akan dipilih untuk melanjutkan ke tahap wawancara dan seleksi.
- Menggunakan aplikasi dan sistem berbasis cloud
Saat ini penggunaan aplikasi dan sistem berbasis cloud untuk menunjang proses rekrutmen semakin berkembang. Recruit Management System (RMS) dan Applicant Tracking System (ATS) adalah jenis sistem yang dapat membantu recruiter dalam mencari, memilih, mengatur jadwal wawancara sampai pengaturan onboarding.
Apalagi dengan teknologi kecerdasan intelijen (AI), recruiter bisa mendapatkan hasil yang lebih cepat dan akurat dalam proses screening lamaran. Penggunaan salah satu sistem ini tentu bisa menjadi alternatif dan penolong buat recruiter yang mengandalkan kecepatan dan efisiensi.
Screening interview adalah tahapan yang cukup penting untuk mendapatkan kandidat terbaik yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Sebab, screening interview merupakan jalan pembuka untuk bisa lanjut ke tahapan proses rekrutmen selanjutnya. Wawancara screening bukanlah hal yang sepele, karena tahapan ini menjadi jalan pembuka untuk bisa lolos ke tahapan proses rekrutmen selanjutnya.
