Karyawan resign bisa terjadi karena beberapa alasan, seperti pindah ke tempat lain dengan gaji dan posisi yang lebih tinggi, pindah lokasi tempat tinggal, atau beralih karier. Tetapi, bisa juga ada alasan lainnya.

HRD bisa bertanya terkait alasan di balik pengunduran diri karyawan, dan jawabannya bisa mengungkapkan masalah dalam Perusahaan yang mungkin perlu diubah. Namun, apa pun alasan resign, HRD wajib memahami aturan karyawan yang resign. Sebab, hal ini dilakukan agar dapat menyelesaikan administrasi karyawan serta memastikan kepatuhan.

Apa yang harus dilakukan HRD saat ada karyawan yang resign?

Seorang psikolog Rebecca Knight menyatakan bahwa saat ada karyawan yang mengajukan pengunduran diri, HR akan sulit untuk mempertahankannya.

Sementara menurut presiden Perusahaan konsultan the Career Strategist yang berbasis di Boston, Amerika Serikat, Priscilla Claman, ketika karyawan mengajukan resign, maka kondisi ini sama seperti saat pasangan suami istri yang sedang dalam proses perceraian.

Kita tahu kalau perpisahan memang sering meninggalkan luka. Namun, hal ini bisa diminimalisir karena ada peluang untuk bekerja sama dengan mantan karyawan di masa yang akan datang. Apalagi, bagi karyawan yang resign tidak ada waktu yang tepat atau spesifik. Mereka bisa memutuskan untuk resign kapan saja.

Di sisi lain, posisi yang ditinggalkan karyawan yang resign harus segera diisi. User atau manajer dan tim HR bertanggung jawab atas pengisian posisi kosong tersebut. Sebab, kalau situasi ini tidak di-handle dengan baik, maka proses rekrutmen akan bermasalah.

Maka dari itu, tim HR dan manajer harus memahami siklus hidup karyawan, yang mana ini termasuk juga dalam menyiapkan proses karyawan resign, serta memastikan hubungan antara kedua belah pihak, yakni karyawan dan perusahaan, berjalan baik.

Proses administrasi untuk karyawan yang resign

Tim HR akan mengelola proses administrasi karyawan yang resign setelah mereka menerima surat permohonan pengunduran diri. Proses administrasinya adalah:

• Menyiapkan formulir pengembalian barang dan dokumen perusahaan (clearance form) seperti laptop, alat komunikasi, seragam, dan kendaraan dinas.
• Menghitung gaji, tunjangan, insentif (jika ada), serta memindahkan status BPJS.
• Mendorong karyawan untuk berkomunikasi dengan manajer, dan menyelesaikan tugas sebelum hari H.

Hak karyawan resign

Karyawan yang mengundurkan diri berhak memperoleh hak-haknya, yaitu uang penggantian hak. Menurut UU Ketenagakerjaan pasal 156 ayat (4), uang penggantian hak di antaranya:

• Hak cuti tahunan yang belum diambil.
• Biaya atau ongkos transportasi pulang ke rumah jika karyawan datang dari daerah lain.
• Penggantian biaya pengobatan dan perawatan.
• Hak lain yang ditetapkan pada Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama.

Di samping itu, untuk mendapatkan hak-hak tersebut, karyawan resign harus memenuhi syarat seperti:

• Mengajukan permohonan resign secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri.
• Tidak terikat dalam ikatan dinas.
• Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai resign.

Memindahkan status BPJS

Tim HR perlu memindahkan status BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan menjadi peserta mandiri atau perorangan. Apabila ia tidak bekerja lagi, tim HR bisa memberikan surat paklaring yang berisi pernyataan bahwa yang bersangkutan pernah bekerja di perusahaan tersebut. Tujuannya adalah supaya dapat mencairkan dana di BPJS Ketenagakerjaan.

Exit interview

Exit interview adalah sesi wawancara antara HRD dan karyawan yang mengajukan resign. Tujuan proses ini dilakukan adalah supaya dapat menganalisis kinerja Perusahaan yang menjadi alasan karyawan mengundurkan diri. Contoh, hubungan dengan sesama karyawan dan atasan bermasalah, lingkungan kerja yang tidak sehat, dan jenjang karir yang kurang jelas.

Hasil dari proses tersebut bisa menjadi pertimbangan bagi tim HR untuk membuat strategi rekrutmen dan retensi yang lebih baik. Lingkungan kerja yang positif pun juga dapat tercipta.

Pengunduran diri karyawan dibutuhkan proses yang menuntut ketelitian dalam administrasi. Tim HR bisa membuat formulir berisi semua informasi mengenai pengajuan resign. Di sisi lain, tim HR juga perlu berdiskusi dengan manajer dan memastikan karyawan yang resign memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada rekan kerja supaya ia bisa pekerjaan dengan mudah dan tepat waktu.