Employee Self Service (ESS) sudah tak asing lagi bagi pemilik usaha, eksekutif, atau HRD Manager. ESS mampu meningkatkan kualitas proses kinerja HRD di dalam perusahaan. Namun, di sisi lain, ESS juga cukup menyulitkan karena akan banyak mengubah aturan perusahaan dan kekhawatiran terkait kerahasiaan data seperti soal gaji.
Pengertian Employee Self Service
Employee Self Service sendiri merupakan fitur yang ada dalam sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih. ESS adalah sebuah portal yang bisa digunalan oleh karyawan untuk masuk ke masing-masing akun mereka dan mengakses data human resource mereka.
Adapun data yang dapat diakses oleh karyawan antara lain informasi pribadi, tugas-tugas harian, data cuti, dan riwayat absensi. Di samping itu, fitur ini juga dapat dipakai untuk mengajukan cuti, sakit, atau izin kepada manajer masing-masing.
Kenapa ESS Penting untuk Diterapkan di Perusahaan?
Minimnya pengetahuan karyawan mengenai perusahaan seperti IT, SDM, atau lainnya seringkali menjadi kendala, karena mereka harus menghubungi karyawan lain dulu untuk mendapatkan jawabannya.
Jelas, hal ini akan menghabiskan waktu dan usaha, atau bisa juga dikatakan bakal menguras produktivitas.
Menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan mendapatkan pengetahuan yang relevan dengan cepat menjadi hal utama yang harus dimiliki oleh perusahaan unggulan.
Survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) pada tahun 2014 menunjukkan, sebanyak 40 persen karyawan berpendapat kalau produktivitas bisa meningkat 20-30 persen dengan manajemen pengetahuan yang efektif.
Employee Self Service hadir sebagai solusi untuk menjawab tantangan di atas. ESS akan membantu meningkatkan produktivitas dan keterlibatan pekerja karena akses ke informasi yang mudah secara konsisten dan terkelola.
Selain itu, ESS juga menyediakan sumber pengetahuan utama untuk kebutuhan karyawan, yang mana akan memberikan jawaban secara tepat dan juga di waktu yang tepat di seluruh portal, perangkat, maupun aplikasi.
Implementasi ESS juga penting untuk membuat pekerja merasa lebih terlibat secara langsung dengan perusahaan. Mereka seperti diajak untuk memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing, dan bisa mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Hal ini cukup penting karena dapat meningkatkan loyalitas pada karyawan.
Manfaat penerapan Employee Self Service
- Data yang lebih akurat
Mungkin saja sebagian data pribadi karyawan tidak mengalami perubahan dalam waktu dekat, tetapi ada juga data-data yang berubah secara tidak terjadwal, seperti email atau nomor kontak telepon.
Nah, dengan menggunakan ESS, karyawan dapat dengan mudah untuk meng-update atau melakukan perubahan data secara mandiri.
Selain itu, karyawan bertanggung jawab untuk meng-update dan check serta recheck data mereka masing-masing lewat sistem, sehingga keakuratan data jadi lebih terjamin.
- Meningkatkan efisiensi
Karyawan memiliki akses ke data pribadi mereka masing-masing. Hal ini tentu akan memudahkan HRD, sehingga bisa fokus untuk mengerjakan hal-hal produktif yang lain.
Contoh lain dari poin adalah untuk pengajuan izin sakit atau cuti, di mana setiap karyawan tak perlu repot-repot lagi mengurusnya secara manual, karena semua sudah bisa dilakukan secara online. Jadi, akan lebih efisien dan membantu mengurangi beban pekerjaan administrasi.
- Keamanan data jadi meningkat
Penyimpanan data melalui ESS terjadi secara elektronik dengan menggunakan media database. Jadi, akan jauh lebih aman daripada menyimpan data memakai dokumen cetak. Tidak hanya itu, semakin berkembangnya teknologi juga membantu mendorong setiap aktivitas agar dilakukan secara elektronik untuk kemudahan dan keamanan.
- Ramah lingkungan
Menggunakan sistem ESS yang tidak menggunakan kertas sangat bermanfaat untuk lingkungan. Terlebih seiring perkembangan zaman yang kini semakin sensitif dengan isu lingkungan. Sering kita lihat kampanye ramah lingkungan digaungkan, salah satunya bertujuan untuk tidak tergantung pada form cetak atau print di setiap aktivitas.
Employee Self Services memiliki berbagai tujuan yang perlu diketahui, seperti meningkatkan produktivitas perusahaan, meningkatkan kepatuhan terhadap hukum dengan bertanggung jawab untuk selalu mengikuti regulasi dan memastikan perangkat lunak kamu tetap up to date, membantu mengubah tugas dasar HRD menjadi proses otomatis yang simpel, membuat karyawan lebih nyaman, dan menciptakan sistem yang terpusat lewat satu platform.
