Sebagian besar perusahaan lebih memilih absensi online dibanding mesin absensi finger print atau sistem manual. Peralihan ini tentu bukan tanpa alasan, karena sistem absensi online menawarkan solusi baru yang praktis.
Apalagi di era modern seperti sekarang ini, di mana perusahaan telah menerapkan gaya kerja jarak jauh dan hybrid, yang membuat proses pengelolaan SDM secara manual tidak lagi berkelanjutan.
Selain itu, kehadiran sistem absensi berbasis cloud telah membantu banyak organisasi, karena ada banyak solusi strategis yang ditawarkan oleh sistem ini.
Keuntungan absensi online berbasis cloud
Bagi kamu yang belum tahu tentang sistem pelacakan kehadiran berbasis cloud, mungkin ingin tahu lebih banyak keuntungan absensi online berbasis cloud. Sehingga kamu jadi lebih yakin dengan sistem yang layak untuk diinvestasikan. Berikut adalah berbagai keuntungan dari sistem absensi online.
- Memastikan data yang akurat
Absensi secara online dapat memastikan kamu memiliki data yang akurat karena seluruh prosesnya dilakukan secara otomatis.
Jadi, karyawan hanya perlu membuka aplikasi mobile, sedangkan admin atau HR perusahaan bisa langsung menerima data yang masuk. Mulai dari kapan mereka presensi masuk, mulai kerja, dan kapan mereka selesai kerja. Bahkan, laporan kerja secara detail juga bisa diakses dengan transparan.
Semua data akan disimpan secara otomatis di dalam sistem tersebut. Sebab, prosesnya tidak menggunakan mesin manual, pengelolaan data karyawan pun jadi minim kesalahan.
- Tingkat keamanan jadi lebih tinggi
Data kehadiran merupakan salah satu aspek penting yang diperlukan oleh perusahaan. Bukan hanya sebagai kebutuhan administrasi saja, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan.
Ini juga yang menjadi alasan kenapa tingkat keamanan sangat dibutuhkan. Aplikasi absensi online berbasis cloud menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Dalam aplikasi ini, kamu bisa memanfaatkan fitur-fitur, seperti autentikasi dua faktor dan perlindungan kata santi untuk memastikan bahwa hanya karyawan bersangkutan yang punya akses ke sistem.
Tidak hanya itu, kamu juga bisa mengatur identifikasi wajah, sehingga hanya orang tertentu saja yang memiliki akses ke data absensi. Kamu bisa mengakses data kehadiran setiap saat, namun, perlu dingat, kamu harus memiliki perangkat yang didukung koneksi internet.
- Terintegrasi dengan sistem lain
Manajemen kehadiran tentunya saling berkaitan dengan beberapa fungsi lainnya. Melalui proses absensi online, kamu bisa mengintegrasikannya dengan sistem lain, contohnya sistem HRIS, HRMS, dan HCM.
Sementara, bagi kamu yang memiliki sistem biometrik, dapat mengintegrasikannya dengan pelacak kehadiran online untuk memperoleh dan menyimpan data.
Hal yang sama dilakukan untuk penggajian karyawan. Karena data kehadiran ini sangat penting untuk proses penggajian, kamu pun bisa memasukkan data kehadiran ke sistem manajemen penggajianmu secara otomatis dengan mengintegrasikannya.
Namun, jika karyawan tidak menandai kehadiran mereka pada hari tertentu, maka bisa diubah menjadi ketidakhadiran dan dikirim ke pelacak cuti online kamu secara otomatis.
- Hemat banyak waktu
Jika suatu perusahaan memiliki karyawan banyak, maka salah satu tantangannya adalah mengelola sumber daya secara efisien, khususnya dari segi waktu.
Proses melacak kehadiran secara manual ternyata dapat berdampak buruk pada produktivitas tim HR dalam perusahaan. Pengumpulan data kehadiran karyawan dengan menggunakan timesheet dan menginputnya secara manual memang bisa merepotkan keseluruhan proses.
Dengan menggunakan aplikasi absensi online berbasis cloud, kamu tidak hanya dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses saja, tetapi juga menghemat banyak kertas, lho!
Sistem absensi online mengumpulkan semua data kehadiran di satu dashboard. Pihak yang menjadi admin mendapatkan izin untuk mengakses data tersebut dari mana saja.
Jadi, HR dan karyawan tidak perlu bolak-balik lagi menulis email jika mereka gagal menandai kehadirannya. Bahkan, jika dibutuhkan, karyawan juga bisa merevisi kehadiran dan memperbarui entri setelah disetujui.
- Produktivitas karyawan jadi meningkat
Sistem kehadiran terpusat dapat membantu meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan sistem ini, manajer bisa mendapatkan gambaran yang jelas terkait siapa di tim yang masuk dan siapa yang keluar.
Selain itu, sistem absensi online berbasis cloud ini juga memungkinkan mereka untuk mengalokasikan pekerjaan dengan lebih baik. Terlebih dilengkapi dengan berbagai laporan intuitif yang membuat kamu jadi lebih paham mengenai pola kehadiran di organisasimu.
Cara ini juga dapat membantu mengidentifikasi berbagai masalah karyawan di jam kerja. Termasuk juga ketidakhadiran yang tidak terjadwal dan entri yang terlewat, sebelum masalah tersebut berdampak ke organisasi kamu.
Dengan proses melacak kehadiran yang tepat, karyawan pun akan menjadi lebih akuntabel dan produktif.
- Pembaruan secara real–time
Informasi absensi yang bisa di-update atau diperbarui secara real–time, memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pemahaman lebih cepat dan akurat mengenai kehadiran karyawan. Hal ini juga bisa membantu dalam pengambilan keputusan jadi lebih tepat waktu.
Sistem kehadiran online bisa terkoneksi langsung ke database karyawan yang menyimpan informasi seperti nama, jabatan, dan jam kerja. Jadi, pembaruan data karyawan dapat terlihat langsung dalam sistem absensi.
- Hemat biaya
Absensi online berbasis cloud dapat membantu menghemat biaya pengelolaan sistem absensi, karena tidak memerlukan perangkat khusus atau infrastruktur fisik. Penggunaan kertas dan pencetakan juga bisa dikurangi.
Tidak hanya itu, sistem absensi online ini juga mengurangi biaya perjalanan dan waktu yang dibutuhkan untuk hadir secara langsung di tempat kerja. Efisiensi ini memberikan dampak positif bagi produktivitas karyawan dan menghemat biaya perjalanan.
- Menyesuaikan sistem kerja yang berlaku
Bagi karyawan yang masuk di hari kerja ataupun shift, tidak perlu khawatir, karena aplikasi kehadiran online sangat mudah digunakan. Bahkan, untuk perusahaan yang sedang transisi dari mesin fingerprint ke presensi online sekalipun.
