Berkembangnya ranah HR dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap organisasi, salah satunya adalah onboarding. Sebelum era pandemi Covid-19, onboarding harus dilakukan secara offline atau tatap muka di kantor. Saat pandemi dan pasca-pandemi, sebagian perusahaan melakukannya secara virtual.
Proses ini awalnya memang sulit untuk dilakukan, tetapi kehadiran artificial intelligence (AI) membantu tim HR untuk mengoptimalkan tugas mereka, termasuk dalam melaksanakan onboarding. Proses onboarding karyawan baru dengan pemanfaatan teknologi AI telah menjadi tren di tahun ini.
Tren onboarding tahun 2024
Tren di bidang HR memang tidak selalu tentang teknologi seperti fitur HRIS dan ATS yang dilengkapi AI. Tetapi tren bisa muncul karena pengembangan terhadap sesuatu yang baru atau berbeda, baik yang berkaitan dengan teknologi maupun yang tidak.
CHRO KnowBe4, Ani Banerjee menyatakan bahwa HR dapat mengandalkan AI untuk menulis job description, menyaring resume, hingga melakukan onboarding karyawan.
Brandon Hall Group dalam studinya juga menyatakan bahwa proses onboarding karyawan yang baik dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan retensi karyawan sebesar 82 persen. Namun, jika perusahaan tidak memperbaikinya di tahun ini, maka kemungkinan mereka akan kesulitan mempertahankan karyawan.
- Integrasi digital
Tidak sedikit perusahaan yang masih menerapkan tren integrasi digital, seperti model kerja hybrid atau jarak jauh. Untuk onboarding, tim HR harus menggunakan perangkat lunak yang mudah diakses dan menawarkan tur virtual, digital handbooks, dan modul interaktif.
Perlu diketahui juga kalau onboarding bukan sekadar mengatakan ‘Selamat Datang’ kepada karyawan baru saja. Melalui tim HR, perusahaan harus mengimplementasikan budayanya meski dilakukan secara hybrid. Misalnya:
- Menciptakan ruang berkomunikasi antar karyawan, sehingga anggota baru mendapatkan insight dari karyawan lama
- Memiliki kanal komunikasi seperti Google Spaces, Trello, Slack, atau Discord
- Karyawan baru bisa terlibat dalam pembicaraan dengan tim maupun memberikan feedback kepada tim HR tentang onboarding
Penerapan langkah tersebut akan membuat karyawan baru menjadi merasa lebih diterima dan didengarkan, sehingga keamanan psikologis di tempat kerja jadi terbangun.
- Personalisasi
Tren yang satu ini terjadi ketika perusahaan menyadari kalau setiap karyawan baru punya kebutuhan dan gaya belajar yang unik. Maka dari itu, perusahaan perlu memberikan materi onboarding yang dipersonalisasi.
Penggunaan tren personalisasi ini bertujuan untuk memastikan karyawan baru tak hanya menerima informasi dari tim HRD atau manajer saja, tapi juga proses onboarding sesuai dengan kebutuhannya.
Microsoft dikenal dengan personalisasi onboarding-nya, di mana manajer melakukan pertemuan one-on-one lebih awal dan lebih sering, serta mengutamakan pengalaman karyawan baru.
- Diversity & inclusivity
Studi membuktikan bahwa keberagaman membuat kita jadi lebih pintar, kreatif, dan rajin. Namun, perusahaan terkadang malah terjebak membahas produktivitas kerja dalam sesi onboarding. Padahal, produktivitas yang berkesinambungan memerlukan praktik diversity and inclusivity.
Beberapa perusahaan mengadakan pelatihan diversity and inclusivity saat proses onboarding. Jadi, lingkungan kerja yang mendorong budaya saling menghargai keberagaman akan tumbuh. Contohnya, menetapkan program monitoring serta memastikan kebijakan dan budaya perusahaan mendukung karyawan yang beragam, mengajak mereka berdiskusi mengenai DEI, serta menyuarakan isu-isu sosial ke dalam forum internal.
- Fokus terhadap wellbeing
Employee wellbeing tak berlaku pada aspek fisik saja, tetapi juga mental. Studi menunjukkan bahwa karyawan generasi Z menginginkan jaminan mental health dan kesejahteraan ketika bekerja. Untuk itu, tim HR perlu memikirkan inisiatif kesejahteraan, seperti wellbeing workshop, mental health days, dan webinar tentang finansial.
Selain itu, proses onboarding juga perlu memperhatikan aspek empat C, yaitu compliance, clarification, culture, dan connection untuk mempercepat integrasi karyawan baru ke dalam peran dan tugasnya. Tim HR dan manajer harus menggunakan momen ini untuk meningkatkan motivasi, membangun kepercayaan, dan meningkatkan kepuasan kerja anggota baru.
Tidak hanya itu, perlu juga untuk menetapkan ekspektasi terhadap peran pekerjaan dan membantu karyawan baru dalam memahami tujuan dan etika organisasi.
- AI & human touch
Teknologi AI sangat membantu dalam proses onboarding, seperti penggunaan chatbot di mana karyawan baru bisa berkomunikasi secara interaktif mengenai hal-hal praktis di perusahaan.
Super CIO melakukan survei kepada 1.500 karyawan, dari 40 persennya yang merupakan karyawan baru mengatakan bahwa mereka membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan jawaban dari HR. Sistem otomatisasi memberikan jawaban secara real time, sehingga karyawan mempunyai pengalaman bermakna.
