Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, HRD memiliki peran yang sangat krusial. Namun, di dalam departemen ini juga ada satu posisi yang dikenal dengan istilah admin HR. Apakah sebelumnya kamu pernah mendengar posisi tersebut?

Apa itu admin HR?

Admin HR adalah posisi di dalam departemen HRD yang memiliki tanggung jawab atas segala urusan administrasi karyawan maupun organisasi atau perusahaan.

Secara garis besar, seorang admin HR akan berurusan erat dengan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam sebuah organisasi. Admin HR biasanya menjadi kontak utama untuk beragam pertanyaan terkait SDM dalam sebuah perusahaan, baik untuk karyawan maupun pihak eksternal.

Maka dari itu, seorang admin HR umumnya harus paham mengenai Undang-undang Ketenagakerjaan supaya peraturan departemen SDM berkesesuaian dengan landasan tersebut.

Tugas dan peran admin HR bisa berbeda-beda antara satu organisasi dengan yang lain. Sebab, jenis industri dan organisasi sangat berpengaruh dan menentukan dalam hal tugas dan tanggung jawab individu untuk posisi tersebut.

Siapa saja yang termasuk admin HR?

1. Staff administrasi SDM

Posisi ini bertugas untuk mengelola data karyawan seperti absensi, gaji, cuti, dan lainnya.

2. 
   

   Recruiter

Recruiter memiliki tugas atau tanggung jawab untuk mencari dan menyeleksi kandidat terbaik untuk posisi yang terbuka di perusahaan.

3. 
   

   Talent acquisition specialist

Talent acquisition bertugas untuk membuat strategi dan perencanaan rekrutmen guna menarik talenta terbaik.

4. HR Generalist

Dalam HR, peran seorang HR generalist lebih luas, termasuk administrasi kepegawaian, pelatihan dan pengembangan karyawan, dan juga hubungan industrial.

Tugas admin HR

Secara umum, tugas seorang admin HR adalah memperbarui berbagai dokumen HR setiap harinya, menjawab pertanyaan dari karyawan, serta menyimpan track record atau dokumen personalia.

Berikut adalah sejumlah tanggung jawab lain yang dimiliki admin HR yang lazim diterapkan agar dapat membantu mewujudkan tujuan perusahaan.

1. Mengelola berbagai urusan kepegawaian

Sebagai admin HR, kamu bisa melakukan perekrutan dan orientasi pegawai baru. Adapun beberapa urusan yang masuk dalam kepegawaian adalah:

• Menyimpan, memperbarui, dan mengatur dokumen pekerja
• Pengurusan cuti, lembur dan penggajian
• Pendaftaran asuransi BPJS dan dana pensiun
• Menjawab pertanyaan karyawan terkait HR
• Mengevaluasi kinerja karyawan

2. Meninjau ulang, memperbaiki, dan memperbarui peraturan perusahaan

Admin HR bisa mengidentifikasi peraturan yang perlu diperbarui berdasarkan berbagai faktor, seperti perubahan undang-undang ketenagakerjaan, perubahan struktur organisasi, atau masukan dari pegawai.

3. Membantu departemen dan manajer HR dalam mengelola anggaran departemen

Anggaran departemen HR perlu dikelola secara berkala, terorganisir, dan sistematis. Dalam hal ini, admin HR dapat membantu memantau pengeluaran departemen HR, termasuk biaya rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, dan benefit karyawan.

4. Menyusun laporan departemen HR secara berkala

Sebelum menyusun laporan, admin HR harus menentukan dulu tujuan laporan yang disusun. Apakah laporan tersebut menggambarkan kinerja secara umum? Contohnya akan fokus pada aspek tertentu seperti rekrutmen, pelatihan, atau kehadiran karyawan?

5. Terlibat dalam proyek departemen HR lainnya

Admin HR bisa saja terlibat dalam proyek departemen HR yang lain, seperti membantu organisasi atau perusahaan untuk membangun ekosistem kerja yang kondusif dan efektif, termasuk membantu menyelesaikan masalah internal di organisasi tersebut.

Selain itu, admin HR juga dapat membantu urusan administrasi untuk perjalanan bisnis, seperti mengurus akomodasi dan biaya sesuai kebutuhan.

Sebagian organisasi juga menugaskan admin HR sebagai kontak pertama bagi pihak eksternal supaya proses kerja sama sudah sesuai dengan hukum yang berlaku.

Basic skill yang dibutuhkan seorang admin HR

Admin HR memiliki tugas yang cukup banyak dan kompleks. Untuk itu, kamu harus punya kompetensi yang sesuai agar bisa melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan efektif. Berikut keterampilan yang penting untuk dimiliki oleh seorang admin HR.

Keahlian dokumentasi

Seorang admin HR harus bisa mengelola berbagai dokumen kepegawaian dan departemen HR. Untuk menjadi seorang admin HR, kamu harus memiliki literasi komputer dan penggunaan perangkat lunak (software) yang baik.

Keterampilan komunikasi

Seorang admin HR akan berinteraksi dengan banyak jenis individu, baik secara internal (rekan pegawai maupun atasan), dan juga eksternal (investor atau pelamar kerja). Interaksi yang dimaksud bisa terjadi secara lisan maupun tulisan, baik melalui email, telepon, atau tatap muka.

Jadi, penting untuk seorang admin HR memiliki kemampuan komunikasi secara lisan dan tulisan agar dapat berinteraksi dengan efektif dan efisien.

Kemampuan organisasi dan administrasi

Keterampilan ini menjadi suatu kebutuhan untuk dapat melakukan tugas admin HR dalam mengelola berbagai urusan administratif dan pengurusan dokumen serta pertanyaan dari karyawan.