Pernah mendengar reimbursement? Dalam dunia kerja, reimbursement merupakan suatu mekanisme penggantian dana yang telah dikeluarkan oleh seseorang untuk kepentingan pekerjaan atau bisnis.
Penerapan sistem reimbursement di dalam pengelolaan keuangan perusahaan menjadi langkah yang krusial guna memastikan transparansi dan efisiensi untuk menangani biaya operasional.
Berikut penjelasan mengenai konsep reimbursement, jenis-jenis, dan hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam penyusunannya.
Apa itu sistem reimbursement?
Sistem reimbursement adalah sistem di mana suatu pihak mengganti uang atau dana yang sebelumnya dikeluarkan oleh seseorang untuk keperluan bisnis.
Namun, perlu diketahui juga bahwa tidak semua pengeluaran bisa dianggap sebagai reimbursement. Perusahaan biasanya hanya akan mengganti dana apabila memang ada pengeluaran yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan didukung oleh bukti pembayaran yang sah.
Pengembalian dana dalam sistem reimbursement ini dilakukan dengan tujuan tertentu, seperti untuk menutupi biaya perjalanan, pengeluaran kesehatan, atau pengeluaran yang berhubungan operasional.
Dana yang dikembalikan biasanya dilakukan saat karyawan mengajukan klaim atau permohonan untuk mendapatkan penggantian biaya yang telah mereka keluarkan.
Jenis-jenis reimbursement
-
Pajak
Jenis yang masuk dalam sistem reimbursement ini digunakan dalam rangka pembayaran pajak kepada pemerintah. Adapun mekanismenya adalah perusahaan akan menghitung pajak pendapatan karyawan, kemudian memotongnya sebelum gaji diberikan. Tetapi, jika karyawan ternyata telah membayar pajaknya, maka mereka bisa mengajukan reimbursement kepada perusahaan.
-
Asuransi
Dalam asuransi, sistem reimbursement diterapkan saat pemegang polis mengajukan untuk mendapatkan perawatan medis tanpa menghubungi pihak asuransi lebih dulu, sehingga ia yang menanggung biaya perawatannya.
Setelah itu, pemegang polis dapat mengajukan klaim atau reimbursement kepada pihak asuransi untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan. Tetapi, banyak asuransi yang saat ini menerapkan sistem cashless kepada pemegang polis.
-
Legal
Di bidang hukum, reimbursement sering dikenal juga sebagai tunjangan reimbursement. Mekanisme sistem reimbursement di bidang ini adalah pembayaran pengganti untuk waktu dan uang yang dikeluarkan pada prospek dan perkembangan finansial.
Yang bisa diajukan sebagai reimbursement
Ada beberapa jenis dana yang bisa daijukan dalam sistem reimbursement, yaitu:
- Perjalanan bisnis
- Transportasi
- Kesehatan
- Makanan
- Perlengkapan pekerjaan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sistem reimbursement di kantor
-
Kebijakan yang jelas
Sebelum membuat sistem reimbursement, tim HR dan manajemen harus memiliki kebijakan yang jelas dan transparan dalam penerapan sistem reimbursement. Mereka harus memastikan seluruh karyawan telah memahami kebijakan dan batasan reimbursement.
-
Kemudahan dalam pengajuan
Perusahaan perlu memperhatikan kemudahan dalam pengajuan reimbursement yang simpel dan efisien bagi pekerja. Hal ini dapat mengurangi beban administratif bagi karyawan dan juga memastikan bahwa klaim reimbursement bisa diproses dengan cepat.
-
Terintegrasi
Untuk mempermudah pelacakan dan pemantauan pengeluaran, perusahaan harus menghubungkan pengajuan reimbursement dengan sistem keuangan perusahaan. Langkah yang terintegrasi ini juga dapat mengurangi risiko terjadinya human error. Dalam hal ini, perusahaan bisa menggunakan HRIS yang terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.
-
Kemudahan pelaporan
Bukan hanya memberikan kemudahan untuk karyawan, sistem reimbursement juga harus memudahkan pelaporan kepada manajemen. Dengan adanya fitur laporan yang komprehensif dan mudah dimengerti akan membantu manajemen untuk dapat memahami pengeluaran, dan perusahaan bisa memberikan gambaran tentang anggaran yang dikeluarkan oleh perusahaan. Laporan seperti ini bisa juga digunakan sebagai proyeksi anggaran di tahun berikutnya.
