Berbagai perusahaan tentu pernah mengalami kesulitan dalam sistem manajemen, sehingga urusan kinerja divisi HR menjadi terganggu. Berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan akhirnya melahirkan HR Software.

Sepertinya sulit untuk perusahaan dalam menjalankan bisnisnya tanpa bantuan dari HR Software. Apalagi dengan jumlah karyawan yang semakin bertambah banyak. Lalu, sebenarnya apa itu HR Software? Apa efek positif yang bisa dirasakan oleh perusahaan? Berikut penjelasannya.

Apa itu HR Software?

HR Software merupakan sistem untuk mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan tersebut.

Seluruh data yang tersimpan terintegrasi dengan baik dalam database Software HR dan bakal menghasilkan suatu informasi untuk kepentingan keputusan bisnis perusahaan.

Namun, sebagian orang beranggapan bahwa rilisan HR Software tercanggih masa kini bisa menggantikan staf HR. Padahal, bukan seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan, karena manusia lain memerlukan manusia lainnya untuk mengelola kemampuan dan pendekatan personal mereka.

Tugas utama dari Software HR adalah membantu tim HR untuk mengolah data dan elemen karyawan yang ada, sehingga kinerja jadi lebih cepat dan cermat, dan bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan selalu penting dan tak tergantikan.

Jenis-jenis HR Software

1. HRIS

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem yang dibuat untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur, dan kebijakan perusahaan.

Sistem ini memudahkan perusahaan untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. Biasanya, HRIS mencakup sejumlah fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia, dan keuntungan manajemen.

Fitur-fitur yang bisa dilakukan di HRIS adalah:

• Perekrutan
• Penggajian
• Reimbursement
• Manajemen Data
• Perancangan Pelatihan
• Workflow Kinerja
• Layanan Mandiri (Self-service)
• Laporan Rutin

2. Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management meliputi unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem yang diterapkan HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.

Selain itu, sistem HCM juga menghadirkan solusi untuk perencanaan penggajian, penganggaran, penetapan tujuan, dan isu-isu lain yang berhubungan dengan kinerja karyawan. Adapun fungsi tambahan yang bisa dilakukan HCM adalah:

• Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
• Manajemen Kinerja (Performance Management)
• Kontrol Posisi
• Suksesi
• Perencanaan Gaji
• Management SDM Global
• Analisa Data

3. Human Resource Management System (HRMS)

HRMS atau sistem manajemen SDM merupakan sistem yang lebih komprehensif dibandingkan HRIS dan HCM. Sistem ini menyediakan solusi untuk manajemen waktu dan karyawan yang lebih rinci.

HRMS membantu perusahaan dalam mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Tak hanya itu, jenis software HR ini juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.

Adapun fungsi HRMS meliputi HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian absensi dan evaluasi.

Manfaat HR Software untuk HR

1. Sistem penggajian yang akurat

Penggajian telah menjadi cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Hal ini tentunya membuat perusahaan perlu berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan.

HR Software dapat membantu penghitungan dan pengelolaan gaji karyawan menjadi lebih tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku.

2. Absensi real-time

Absensi atau kehadiran karyawan sangat penting untuk perusahaan. Absensi juga merupakan refleksi dari tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. HR Software hadir untuk membantu menampung dan memantau absensi karyawan.

Staff HRD bisa melihat kapan jam tiba karyawan di kantor secara langsung saat itu jua saat karyawan melakukan absen pagi. Tidak hanya itu, kehadiran juga terhubung dengan sistem penggajian, sehingga karyawan bakal menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya.

3. Memudahkan karyawan dalam mengajukan cuti

HR Software bisa diakses oleh karyawan untuk kepentingan pengajuan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan.

Dengan adanya Software HR, karyawan tidak perlu lagi membuat surat permohonan cuti saat mengajukan cuti, karena sistem sudah melakukannya secara otomatis sesuai dengan jatah cuti karyawan.

4. Penyimpanan data pribadi

Staff HRD tidak perlu repot-repot lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang akhirnya sulit untuk dicari dan diolah.

HR Software dapat menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data karir, cuti, hingga data penggajian secara digital. Seluruh data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

5. Efisiensi waktu

Kesederhanaan HR Software membuat perusahaan dapat menghemat waktu, sehingga tim HR bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Karyawan juga tidak perlu khawatir soal pengajuan hal-hal administratif, karena sudah dibantu dengan Software HRD.

6. Lebih hemat biaya

HR Software memiliki salah satu keuntungan yang mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian, dan perekrutan karyawan. Dalam proses administrasi dan gaji memungkinkan perusahaan untuk dapat menghemat uang karena tidak perlu lagi mengandalkan kertas sebagai media.

Selain itu, Software HR juga memfasilitasi proses rekrutmen, sehingga tim HR tak perlu lagi menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan telah tercatat dalam sistem.