Staff HR harus memberikan exit interview kepada karyawan sebelum meninggalkan perusahaan. Proses tersebut bukan hanya formalitas, menjawab pertanyaan soal pengunduran diri, atau hanya mengisi formulir handover saja.
Lebih dari itu, tim HR perlu melaksanakan proses tersebut untuk mendapatkan feedback konstruktif dari karyawan yang resign. Dengan feedback tersebut, tim bisa membuat strategi pengelolaan human resource untuk meningkatkan kondisi kerja dan pertumbuhan perusahaan.
Apa itu exit interview?
Exit interview adalah wawancara terakhir dengan karyawan yang akan resign atau meninggalkan perusahaan. Wawancara ini dilakukan untuk mengetahui pendapat karyawan mengenai lingkungan kerja, manajemen, beban kerja, hingga alasannya meninggalkan perusahaan. Proses ini juga merupakan bagian penting dari onboarding dan offboarding.
Tim HR biasanya melakukan exit interview dan menanyakan pegawai terkait kenapa mereka memilih mengundurkan diri dan bekerja di perusahaan baru, apakah posisi baru mereka lebih baik, bagaimana pengalaman kerja selama ini, saran kepada perusahaan lama, hingga adakah kemungkinan mereka kembali bekerja dengan perusahaan lama.
Jika tim HR mendapati jawaban karyawan yang mengatakan mereka tidak terlibat atau merasa kurang dihargai, perusahaan perlu mengambil tindakan. Karena, bagaimanapun juga proses ini dirancang untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan mempertahankan karyawan, terutama yang berkinerja tinggi.
Manfaat melaksanakan proses exit interview
Perusahaan memang tak diwajibkan untuk melangsungkan wawancara terakhir. Tetapi, proses ini sangat membantu perusahaan untuk memperbaiki kinerja bisnis.
Jadi, terlepas dari karyawan tersebut resign atau diberhentikan, perusahaan tetap harus melakukannya. Sebab, sangat mungkin bagi mereka bisa memberikan masukkan konstruktif yang dapat digunakan oleh perusahaan.
Berikut manfaat proses exit interview
-
Mengungkap masalah struktural
Karyawan yang mengundurkan diri biasanya karena kemauannya sendiri untuk bersedia mendiskusikan masalah struktural yang mereka lihat atau lewati. Mereka tidak merasa khawatir mengenai kritiknya akan menghambat karir atau tidak.
Oleh karena itu, kemungkinan besar mereka bersedia menjawab pertanyaan wawancara terakhir tentang masalah budaya perusahaan dan kepemimpinan. Jadi, tim HR bisa mengetahui masalah struktural dan menemukan solusinya.
-
Mempertahankan nama perusahaan
Exit interview sering menjadi kesempatan terakhir bagi perusahaan untuk menunjukkan mereka bisa mendengarkan curahan hati, menerima kritik, mengakui kesalahan, dan melakukan perbaikan. Hal ini bisa membuat karyawan yang resign akan mengingat perusahaan dengan lebih positif dan merekomendasikannya ke orang lain.
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum exit interview
-
Ciptakan suasana nyaman
Penting bagi tim HR untuk menciptakan suasana yang nyaman bagi karyawan sebelum melangsungkan wawancara terakhir. Cara ini bisa dilakukan di ruang pertemuan dalam one-on-one meeting supaya karyawan bisa berbicara terbuka tanpa merasa terintimidasi. Tim HR bisa mencatat jawaban mereka sebagai data human resource.
-
Siapkan kuesioner
Tim HR perlu menyiapkan kuesioner yang berisi beberapa pertanyaan kepada karyawan yang hendak resign. Tetapi, jika karyawan tersebut tidak ingin menulis jawaban di kuesioner itu, maka Anda bisa melakukannya sambil diselingi dengan obrolan informal supaya guna mengetahui lebih banyak informasi.
-
Wajib utamakan profesionalisme
Tim HR wajib mengutamakan profesionalisme demi menjaga hubungan kerja yang baik dengan karyawan yang ingin meninggalkan perusahaan. Sebisa mungkin hindari mengucapkan kalimat yang mengancam, kasar, negatif, atau menyinggung karyawan dan/atau pihak lain.
-
Jangan memaksa
Tim HR berhak mengajukan pertanyaan tambahan yang sesuai dengan kondisi karyawan untuk mengeksplorasi pemikiran dan motivasi kerjanya. Namun, jangan memaksa atau terkesan menekannya kalau mereka tidak ingin berkomentar dalam suatu topik. Anda juga tidak perlu mengomentari atau menilai pernyataan mereka.
