Karyawan yang menerima handover biasanya terjadi karena karyawan lain yang sedang mengambil cuti atau memutuskan untuk resign. Handover juga pekerjaan merupakan bentuk tanggung jawab dari mereka yang meninggalkan pekerjaan karena cuti atau hal lainnya, kepada rekannya supaya mereka bisa memahami konteks, beradaptasi, dan proses kerja dapat berjalan normal.
Apa itu handover pekerjaan?
Dalam dunia kerja, handover atau serah terima tugas adalah proses di mana seorang karyawan atau tim menyerahkan tanggung jawab dan informasi terkait dengan pekerjaan atau proyek kepada rekan kerja lainnya.
Proses transfer tanggung jawab ini juga melibatkan berbagai detail tergantung konteksnya, seperti pindahnya tanggung jawab dari satu karyawan ke karyawan lain, atau dari satu tim proyek ke tim lain.
Tujuan handover pekerjaan
-
Untuk memastikan kelancaran tugas
Handover dilakukan dengan tujuan untuk membantu memastikan bahwa tidak ada gangguan dalam pelaksanaan tugas. Hal-hal seperti informasi penting, tanggung jawab, dan tugas-tugas yang sedang dikerjakan bisa dialihkan secara efektif, sehingga tim atau individu yang mengambil alih bisa melanjutkan pekerjaan tanpa ada hambatan.
Selain itu, handover memungkinkan orang yang mengambil alih memiliki kesempatan untuk mendapatkan pemahaman lebih jauh mengenai proyek atau tugas, termasuk informasi penting, pengetahuan spesifik, dan skill yang diperlukan.
-
Meningkatkan kelanjutan bisnis
Handover dapat membantu mengurangi risiko kegagalan atau kesalahan yang mungkin terjadi saat ada perubahan pekerja. Dengan memastikan pengetahuan dan informasi yang cukup dialihkan, maka perusahaan bisa menjaga kelancaran operasionalnya tanpa adanya gangguan yang terlalu banyak.
Keberlanjutan atau kontinuitas bisnis yang baik bisa membantu mempertahankan pelanggan. Karena pelanggan lebih menghargai stabilitas dalam layanan atau produk yang mereka terima.
-
Memfasilitasi perkembangan dan pertumbuhan karyawan
Proses handover dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk meningkatkan kompetensi mereka. Orang yang memberikan handover bisa berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dapat memperkaya skill karyawan yang menerima handover pekerjaan.
Selain itu, handover juga bisa meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim. Dengan melibatkan tim dalam proses handover, perusahaan dapat membangun kerjasama, dan anggota tim juga dapat belajar satu sama lain untuk mendukung pertumbuhan kolektif mereka.
-
Keberlanjutan proyek
Handover menghadirkan transparansi dalam proyek atau pekerjaan. Seluruh informasi, progress, dan masalah bisa diungkapkan secara terbuka, sehingga membantu tim baru untuk memahami proyek secara menyeluruh.
Dengan prosedur handover yang baik, perusahaan bisa mencapai efisiensi operasional yang lebih baik, karena tim yang mengambil alih dapat memulai dengan pemahaman yang baik terkait proyek dan tugas mereka.
Prosedur handover pekerjaan
-
Diskusi dengan manajer atau atasan
Sebelum melakukan proses handover pekerjaan, penting untuk berdiskusi dengan atasan mengenai kebutuhan handover dan merencanakan prosesnya. Pembahasan dalam diskusi ini mencakup penjelasan mengenai alasan perpindahan tanggung jawab, pemahaman terhadap harapan baru, dan perubahan yang bisa diantisipasi dalam tugas.
-
Menyusun dokumen handover
Dokumen handover harus diisi dengan informasi yang detail, termasuk tanggung jawab yang sedang atau telah dijalankan, proyek atau tugas yang sedang berlangsung, dan informasi tambahan yang relevan.
Perlu diketahui juga bahwa dokumen ini harus disusun dengan jelas dan mudah dipahami oleh karyawan yang menerima handover, sehingga bisa menggunakannya sebagai referensi saat masa transisi.
-
Mendampingi karyawan pengganti
Langkah penting berikutnya dalam proses handover pekerjaan adalah memberikan pendampingan langsung kepada karyawan pengganti. Hal ini meliputi pertemuan one-on-one, sesi pelatihan, atau kolaborasi langsung dalam pekerjaan.
Dengan proses ini, pemindahan pengetahuan bisa dilakukan secara langsung, dan karyawan baru dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan klarifikasi langsung dari pemberi handover.
-
Mematuhi deadline atau tenggat waktu
Setiap proses handover harus memiliki batas waktu yang ditetapkan. Tujuannya adalah untuk mencegah kekosongan dalam tanggung jawab, dan memastikan kelancaran operasional. Ketentuan ini juga menciptakan kedisiplinan dalam proses handover, memberikan kejelasan, dan prediktabilitas bagi semua pihak yang terlibat.
Waktu ideal handover pekerjaan
Handover pekerjaan tidak memiliki aturan baku mengenai durasi atau waktu ideal. Namun, ada beberapa panduan umum untuk menentukan waktu yang sesuai seperti:
- Tingkat kompleksitas pekerjaan
- Urgensi dan tenggat waktu
- Pihak-pihak yang terlibat
- Ukuran organisasi
- Prosedur handover
