Sebuah perusahaan tentu membutuhkan perencanaan sumber daya manusia atau human resource planning (HRP) yang efektif demi mencapai tujuan bisnis. Hal ini dikarenakan SDM atau karyawan yang akan menjalankan operasional bisnis perusahaan tersebut. Jadi, mereka harus punya keahlian yang diharapkan perusahaan.

Lalu, apa sebenarnya definisi dari human resource planning?

Definisi human resource planning

Human resource planning merupakan proses strategis yang memiliki tujuan untuk mengidentifikasi dan merencanakan kebutuhan perusahaan terhadap kebutuhan SDM. HRP juga melibatkan analisis mendalam untuk kebutuhan tenaga kerja, perencanaan kebutuhan rekrutmen, pengembangan karyawan, pengaturan alokasi tenaga kerja, dan manajemen kinerja.

HRP memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Hal ini meliputi penilaian terhadap jumlah karyawan yang dibutuhkan, jenis keterampilan yang diperlukan, dan spesifikasi pekerjaan yang diharapkan.

Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, perusahaan bisa mempersiapkan langkah-langkah yang strategis untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Manfaat human resource planning

1. Membuat adaptasi terhadap perubahan jadi lebih mudah

Human resource planning mengumpulkan informasi untuk mengantisipasi pergeseran kebutuhan kepegawaian atau bagaimana industri beroperasi untuk beradaptasi dan berhasil.

Hal ini bisa menjadi sangat penting apabila mengungkapkan area khusus di mana perusahaan bisa memilih untuk memasarkan dirinya sendiri. Kemudian, para tenaga profesional SDM dapat membuat rencana untuk menggeser peran dan memperkirakan karyawan baru.

2. Mendorong pertumbuhan perusahaan

Sepanjang perjalanannya, perusahaan tentu mengalami banyak perubahan terkait jumlah dan kebutuhan staf. Mulai dari adanya karyawan yang pensiun, mengejar peluang lain, atau menerima promosi internal, menciptakan pergeseran konstan dalam pekerjaan yang harus diisi oleh perusahaan.

Human resource planning membuat para profesional SDM mempertimbangkan kemungkinan perubahan dan mempersiapkan diri untuk kebutuhan perekrutan di masa yang akan datang. Selain itu, rencana ini juga membuat mereka untuk mengeluarkan anggaran dan merencanakan kebutuhan staf tambahan, perluasan departemen, dan potensi pensiun.

3. Mempertahankan keunggulan kompetitif

Manfaat berikutnya, HRP bisa membantu bisnis untuk membuat pelatihan taktis jangka panjang dan keputusan perekrutan. Rencana ini juga bisa membantu kamu dalam mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan membuatmu jadi lebih tahu kapan kamu perlu meningkatkan upaya perekrutan.

Para profesional HR memahami tunjangan atau manfaat yang diinginkan oleh kandidat, seperti work-life balance atau menyeimbangkan kehidupan keluarga dan pekerjaan mereka, serta hal-hal lain yang sangat berharga bagi karyawan, sehingga bisa menjaga tingkat turnover tetap rendah.

Disaat para profesional SDM menyesuaikan metode perekrutan dan tunjangan yang mereka tawarkan, mereka bisa membuat perusahaan jadi lebih menarik di mata calon karyawan dibandingkan dengan kompetitornya.

4. Meningkatkan value karyawan

Human resource planning di dalam prosesnya dapat menekankan peninjauan karyawan saat ini. Tinjauan yang dimaksud mencakup jabatan dan keterampilan yang dimiliki staf, dan mengidentifikasi bakat-bakat yang penting bagi operasi perusahaan.

Dengan rencana yang dimiliki, para profesional SDM akan dapat menyelesaikan pekerjaan mereka secara efektif, atau menetapkan karyawan mana yang memiliki skill dan sifat yang menjadikan mereka sebagai kandidat yang sangat baik untuk posisi kepemimpinan atau spesialisasi lainnya.

Tahapan human resources planning

• Memeriksa dan memetakan SDM yang dimiliki

Sebagai HR, kamu bisa melakukan pemeriksaan jumlah karyawan, membuat pemetaan mengenai keahlian, kompetensi dan performa mereka. Hal ini cukup penting untuk mengetahui potensi calon kandidat di perusahaan kamu dan melakukan perkirakan kebutuhan di masa depan.

• Memprediksi kebutuhan SDM dalam jangka panjang

Untuk menerapkan metode human resource planning, kamu harus memprediksi atau memperkirakan kebutuhan SDM di perusahaan dalam jangka panjang. Prediksi jangka panjang ini akan membantu program HRD di perusahaan menjadi lebih terarah.

Sebab, kamu telah mengetahui berapa banyak jumlah sumber daya manusia yang kamu butuhkan dan jenis karyawan seperti apa saja yang kamu perlukan di masa mendatang. Untuk melakukan tahapan ini, kamu dapat menggunakan analisis SWOT untuk mencari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang akan datang.

• Membandingkan SDM yang dimiliki dengan kebutuhan jangka panjang

Dalam tahapan yang satu ini, kamu perlu mengetahui apakah perusahaanmu memiliki kelebihan atau kekurangan karyawan. Selain itu, kamu juga perlu memastikan apakah pasokan tenaga kerja dan kebutuhan kerja sudah sesuai atau belum. Perbandingan ini akan berguna dalam membuat perencanaan yang akan diambil.

• Merencanakan tindakan

Jika kamu sudah membandingkan antara SDM yang dimiliki dengan kebutuhan jangka panjang, hal berikutnya yang harus kamu lakukan adalah membuat rencana strategi HRD. Langkah ini perlu dilakukan untuk merealisasikan tindakan dan contoh strategi SDM yang akan diambil.

Dalam tahapan ini, kamu perlu memutuskan, apabila terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan, maka kamu harus membuat rencana perekrutan karyawan baru. Begitu pun sebaliknya, kamu perlu membuat rencana untuk transisi karyawan, relokasi, atau pensiun jika terjadi kelebihan karyawan.

• Menerapkan rencana

Pada tahapan ini, rencana yang sudah ditetapkan, baik itu rencana perekrutan tenaga kerja, melakukan pelatihan tenaga kerja, atau melakukan pengurangan tenaga kerja dengan relokasi atau pensiun bisa dilaksanakan.

• Mengevaluasi setiap rencana

Setelah menerapkan rencana, tahapan terakhir yang perlu dilakukan adalah mengevaluasi rencana secara berkala. Tahapan ini penting untuk memantau efektivitas dari strategi HR yang telah diimplementasikan. Pada tahapan ini juga perlu adanya penyesuaian atau perubahan rencana di kemudian hari apabila diperlukan.

Faktor yang mempengaruhi keberhasilan human resource planning

Meskipun human resource planning dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, namun di dalam praktiknya ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan dan kelancaran penyusunannya, di antaranya:

• Tipe dan strategi perusahaan
• Keadaan yang tidak pasti
• Rentang waktu
• Pasar tenaga kerja
• Tekanan internal