Seiring berjalannya waktu, kecanggihan teknologi telah merambah ke berbagai sektor guna mendorong para profesional untuk mengubah arah pemahamannya bahwa data bukanlah sebagai angka saja, tetapi juga sebagai pendorong strategis berbagai keputusan perusahaan. Transformasi ini juga termasuk dalam ranah human capital atau human resources.

Ada salah satu terminology yang muncul dan sering dibicarakan dalam dunia HR, yakni People Analytics. Istilah ini menjadi sebuah tanda langkah yang revolusioner dalam mengoptimalkan kebijakan dan keputusan di bidang HR.

Dengan melibatkan pemanfaatan data yang mendalam, People Analytics bukan sekadar alat bantu saja, tetapi juga kunci keberhasilan untuk merespon dinamika organisasi secara efisien dan inovatif.

Definisi People Analytics

Melansir talentics.id, People Analytics merupakan pendekatan analitis yang mengandalkan data karyawan untuk membentuk kebijakan, strategi, dan pengambilan keputusan di ranah HR. Pendekatan ini tidak hanya untuk mengumpulkan data saja, melainkan menggali tren mendalam dari informasi tersebut untuk mendukung berbagai aspek, termasuk juga rekrutmen, retensi, pengembangan, dan kesejahteraan karyawan.

Contohnya, dalam proses rekrutmen, People Analytics bisa membantu HR untuk mengidentifikasi pola kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan melakukan analisis data, HR dapat menentukan faktor apa saja yang dapat mempengaruhi keberhasilan suatu perekrutan, seperti background pendidikan, pengalaman kerja, atau keterampilan tertentu.

Dalam aspek retensi, People Analytics dapat mengidentifikasi tren turnover dan segala faktornya yang berkontribusi terhadap kepuasan atau ketidakpuasan karyawan. Jadi, HR bisa merancang program retensi yang lebih tepat sasaran.

Tahapan-tahapan penerapan people analytics

Penerapan People Analytics merupakan perjalanan komprehensif yang mengharuskan keterlibatan dalam beberapa tahapan, sehingga tidak dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat. Proses ini melibatkan berbagai stakeholder, tidak terbatas hanya pada divisi HR saja.

1. Manajemen data

Sebelum memasuki ranah People Analytics, landasan utama yang perlu kamu perhatikan adalah manajemen data yang tepat. Manajemen data bukan sekadar praktik pengumpulan data saja, tetapi merupakan proses untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sama, akurat, konsisten dan lengkap.

Membangun program pengelolaan data yang profesional menjadi hal yang sangat krusial dalam langkah awal, terutama jika belum pernah dilakukan sebelumnya. Program ini adalah panduan yang menjabarkan kebijakan-kebijakan yang menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas aspek-aspek data, termasuk juga akurasi, aksesibilitas, konsistensi, dan kelengkapan.

Dalam tahap ini, penyelarasan definisi data juga menjadi suatu keharusan. Kolaborasi dengan departemen IT menjadi hal yang penting untuk dilakukan, karena mereka bertanggung jawab atas implementasi definisi-definisi ini dalam sistem HR.

Dengan pondasi data yang lebih akurat, lengkap, dan terdefinisi dengan baik, organisasi pun siap untuk menyajikan analisis mendalam dan komprehensif melalui laporan dan dashboard HR. Tahapan ini dapat memberikan pemahaman yang lebih baik kepada bisnis lewat data dan angka yang relevan, sehingga membuka pintu menuju penerapan People Analytics yang efektif.

2. Pembuatan dashboard

Setelah membentuk pondasi manajemen data yang solid, praktik berikutnya dalam implementasi People Analytics adalah pembuatan dashboard. Pembuatan dashboard yang berlandaskan kebutuhan spesifik sangat penting untuk dilakukan. Misalnya, dalam lingkup HR, ada beberapa proses HR yang relevan, seperti proses rekrutmen, presensi karyawan, turnover karyawan, hingga tingkat employee engagement.

Untuk membangun dashboard ini diperlukan Kerjasama yang kuat dengan departemen IT. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa dashboard yang dikembangkan bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan saja, tetapi juga bisa digunakan secara efektif.

Penting juga untuk memastikan bahwa dashboard yang dibuat tidak hanya berupa angka-angka, melainkan juga mengkombinasikan penggunaan grafik dan chart yang informatif dan mudah dibaca oleh berbagai pengguna. Hal ini penting dilakukan guna memastikan bahwa informasi yang diberikan tidak hanya akurat, tetapi juga mudah dipahami oleh berbagai lapisan pengguna di dalam organisasi.

Di samping itu, pengaturan akses juga harus dipertimbangkan untuk memastikan tingkat akses dapat diatur dengan baik, sehingga akan memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan mempunyai akses yang sesuai dengan tanggung jawab dan kebutuhan kerjanya. Seluruh proses pembuatan dashboard harus dirancang dengan cermat untuk memastikan memberikan nilai tambah dan kemudahan bagi semua organisasi.

3. Menggunakan data untuk people analytics

Dashboard yang telah dibuat bisa mengungkap berbagai hal, seperti tren kenaikan karyawan yang mengundurkan diri pada periode tertentu, persentase absensi yang tinggi di beberapa divisi, hingga tingkat engagement yang rendah di beberapa tim. Dalam menerapkan people analytics, sangat penting untuk berfokus pada satu aspek yang spesifik dan memulai dari satu hal dulu saja.

Lalu, dilanjutkan dengan diskusi dengan subject expert seperti tim data dan HR manager untuk merinci hipotesis sampai solusi terhadap masalah yang diidentifikasi. Proses ini bisa saja memerlukan sesi diskusi khusus atau meeting dalam beberapa sesi supaya dapat mendalami tren yang teridentifikasi. Dalam beberapa kasus diperlukan Eksperimen AB testing untuk dijalankan sebagai langkah untuk mencari solusi, dan menemukan pendekatan terbaik dalam memperbaiki kondisi yang ada.

Selain itu, cara ini juga perlu mengintegrasikan business knowledge yang ada dengan data yang tersedia. Praktik ini menjadi salah satu tahapan yang sangat krusial, terutama karena tim data mungkin tidak memiliki pemahaman khusus mengenai kelangsungan kinerja tim HR.

Maka dari itu, penggunaan data perlu disinkronkan dengan pengetahuan bisnis, sehingga setiap permasalahan yang muncul bisa diatasi dengan menggunakan data yang didukung oleh business knowledge yang mendalam dan komprehensif.

4. Penerapan perubahan secara berkala

Langkah penerapan people analytics selanjutnya adalah memastikan bahwa temuan dan solusi yang muncul dari analisis data diimplementasikan secara berkala dan konsisten. Ada beberapa tahapan yang esensial dalam mengintegrasikan perubahan ini dalam lingkup organisasi.

Pertama, identifikasi prioritas sebagai kunci dalam menentukan area yang memang memerlukan perubahan paling mendesak dan strategis, berdasarkan hasil analisis data. Fokus juga pada aspek yang memiliki dampak signifikan terhadap tujuan dan kinerja organisasi.

Setelah itu, rencana aksi yang jelas dan terukur perlu dikembangkan. Rencana ini juga harus mencakup langkah-langkah yang konkret, penetapan tanggung jawab, dan jadwal waktu pelaksanaan yang terstruktur.

Langkah berikutnya yang tidak bisa diabaikan adalah melibatkan pemangku kepentingan. Lakukan diskusi terkait rencana aksi dan tujuan perubahan dengan departemen terkait, manajemen tingkat atas, dan tim yang akan terpengaruh.

Kemudian lakukan evaluasi dan pengukuran perubahan secara terus menerus juga merupakan prinsip penting. Evaluasi tetap dilakukan untuk hasil perubahan dengan menggunakan indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam rencana aksi sebagai parameter pengukuran.

Langkah selanjutnya jika diperlukan adalah adaptasi dan penyesuaian, sejalan dengan evaluasi dan feedback yang diterima selama proses penerapan perubahan. Fleksibilitas dan keterbukaan terhadap penyesuaian merupakan kunci keberhasilan.

Komunikasi yang efektif menjadi langkah yang terakhir dan tetap menjadi landasan. Pemahaman yang baik dari seluruh anggota organisasi bisa mencegah resistensi terhadap perubahan. Oleh karenanya, menjaga komunikasi yang terbuka dan jelas adalah hal yang krusial.

Penerapan perubahan secara berkala dan terukur memungkinkan organisasi untuk memastikan bahwa keputusan berbasis data tidak hanya menjadi analisis semata, melainkan juga mampu menciptakan perubahan yang positif dan berkelanjutan dalam mencapai tujuan bisnisnya.

5. Privasi keamanan data

Tahapan terakhir dari pengimplementasin people analytics yang tak kalah penting adalah memastikan keamanan dan privasi data perusahaan, termasuk menjaga kerahasiaan informasi dari setiap karyawan, terutama informasi personal, gaji, rencana training dan development, serta kegiatan internal lainnya.

Namun, berbagai informasi tersebut bisa menjadi sangat sensitif, dan dibutuhkan penanganan yang cermat serta pengaturan akses yang tepat untuk menjaga kepercayaan dan integritas data.

Kebijakan keamanan data yang ketat juga dibutuhkan, seperti pembatasan akses terhadap data yang sensitif, pengaturan hak akses yang tepat bagi setiap pengguna, dan pelaksanaan tindakan keamanan lanjutan seperti multi-factor authentication.

Selain secara internal, penggunaan sistem keamanan siber yang handal juga diperlukan. Penerapan teknologi keamanan seperti enkripsi data, firewall, dan antivirus merupakan cara yang esensial untuk melindungi data dari ancaman eksternal.

Jangan abaikan juga pelatihan dan kesadaran terhadap keamanan data. Dengan melibatkan seluruh personel dalam pemaham risiko keamanan dan praktik terbaik dapat menjadi lapisan pertahanan tambahan untuk menjaga privasi data.

Menjaga keamanan data perusahaan secara holistik dapat membantu organisasi untuk meminimalisir risiko pelanggaran keamanan dan membangun kepercayaan, baik internal maupun eksternal terkait pengelolaan data yang cermat dan aman.