Pasti kalian pernah dengar posisi atau jabatan general affair (GA) di dalam perusahaan? General affair bukan posisi yang asing dalam dunia kerja, karena peran dan tugasnya cukup penting terhadap jalan atau tidaknya perusahaan.
Meski demikian, masih banyak orang yang menyepelekan tugas dari general affair. Padahal posisi ini membutuhkan seseorang dengan skill khusus, dan tidak sembarangan orang yang bisa atau cocok menjadi general affair.
Apa itu general affair?
General affair atau manajer umum adalah posisi di dalam perusahaan yang berwenang terkait operasional kegiatan. Jabatan GA ini melingkupi berbagai bidang dalam pelaksanaan tugasnya. Biasanya, posisi GA juga masuk dalam divisi HR (Human Resources).
Namun, sebagian perusahaan menempatkan tugas dan fungsi GA secara terpisah dengan divisi HR. Bahkan, beberapa perusahaan lebih mengerucutkan pada General Manager (GM), Vice President (VP), hingga GA tersendiri.
Yang perlu diketahui adalah tugas dan fungsi dari HR dan GA memiliki perbedaan walaupun keduanya sama-sama mengurus manajemen atau operasional yang berjalan dalam perusahaan.
Fungsi dan peran GA lebih ditekankan pada satu tujuan, yaitu fokus terhadap pelayanan kepada pelanggan. General affair juga bukanlah pekerjaan sambilan, karena seseorang yang bekerja sebagai GA harus mampu fokus pada tugasnya.
Tugas dari general affair cenderung umum dan sering dianggap sepele karena mengatur operasional kantor. Jabatan yang sering disebut dengan divisi umum ini bertugas untuk menyediakan berbagai kebutuhan kantor, mulai dari alat perkantoran, gedung, fasilitas, kebersihan, tenaga kontrak, kantor cabang, dan lain sebagainya.
Peran general affair disebut juga sebagai ‘kepala rumah tangga’ yang memang kesehariannya di kantor. Hal tersebut sangat penting dan bertujuan untuk membuat karyawan atau pelanggan menjadi nyaman ketika bekerja. Dengan peran tersebut diharapkan produktivitas karyawan akan meningkat secara optimal.
Tugas dan fungsi general affair
-
General service
General service memiliki tugas untuk mengawasi kinerja dari para karyawan yang meliputi pekerjaan cleaning service, office boy, sopir, kurir, dan lain-lain. Tak hanya mengawasi kinerja, GA juga ditugaskan untuk melakukan pembayaran tenaga kerja harian di luar karyawan tetap.
-
Building management and infrastructure
General affair punya tanggung jawab dalam perawatan aset fisik seperti bangunan. Selain itu, seorang GA juga ditugaskan untuk mengurus persyaratan dan perizinan gedung.
-
Sistem keamanan
General affair harus memperhatikan manajemen sistem pengamanan dan keselamatan karyawan maupun orang yang berkaitan dengan kantor tersebut.
-
General purchasing
Dalam general purchasing, tugas dan fungsi general affair berhubungan dengan proses pembelian kebutuhan barang maupun jasa untuk perusahaan. General affair bertugas untuk melakukan pengadaan barang dan jasa.
-
Inventory dan management asset
Salah satu fungsi general affair adalah menginventarisasi, menyimpan, memelihara, dan mencatat aset perusahaan.
-
Customer service atau receptionist
General affair dalam divisi umum memiliki tugas dan fungsi yang mirip seperti customer service. Hal ini dikarenakan fokusnya dalam upaya membuat orang-orang yang ada di kantor maupun pihak lain merasa puas dan nyaman. Seorang GA bertugas untuk melayani dan memenuhi kebutuhan orang-orang tersebut.
-
Facility service
Selain mengawasi aset tidak bergerak, GA juga turut serta dalam pengelolaan asrama, kantin, dan beberapa fasilitas lain milik perusahaan.
-
Health and safety
Sama seperti dengan sistem keamanan, general affair juga melakukan pengawasan terhadap kesehatan, keselamatan kerja, sekaligus pengelolaan limbah.
-
Perizinan dan hubungan masyarakat (humas)
General affair dalam divisi umum juga mengurusi perizinan gedung atau izin kantor. Sehingga, pelaksanaan operasional perkantoran bisa berjalan dengan baik tanpa ada masalah dengan pihak lain. Semisal pihak ketiga, kontraktor, atau supplier yang berhubungan dengan operasional harian.
Background pendidikan posisi general affair
Posisi general affair tidak bisa dihilangkan karena punya peran yang cukup krusial. Ada beberapa skill dasar yang wajib dimiliki oleh seorang general affair, di antaranya mampu bekerja secara individu atau tim, teliti karena berkaitan dengan administrasi dan manajemen.
Jadi, general affair memang bukanlah posisi yang asing dalam suatu perusahaan, karena sering masuk dalam divisi HRD untuk mengurusi karyawan.
