Penerapan kebijakan bagi hak karyawan sangat diperlukan dalam pengelolaan sumber manusia di berbagai perusahaan, salah satunya prorated paid time off (PTO). Kebijakan penggunaan PTO prorata ini memegang peran yang sangat penting dalam menentukan hak dan kewajiban karyawan mengenai waktu istirahat yang mereka miliki.
Lalu, apa itu prorated paid time off? Bagaimana mengimplementasikannya dan cara kerjanya dalam konteks manajemen SDM di perusahaan? Berikut ulasan selengkapnya.
Definisi prorated paid time off
Prorated paid time off merupakan pengaturan waktu cuti untuk disesuaikan secara proporsional dengan jadwal kerja atau masa kerja karyawan dalam perusahaan. Kebijakan ini dilakukan untuk memastikan keseimbangan yang adil dalam pemberian cuti yang sesuai dengan waktu kerja yang dilakukan.
Umumnya, PTO diterapkan saat karyawan tidak bekerja selama satu tahun penuh, seperti saat mereka memulai atau mengakhiri pekerjaan di tengah waktu, atau bekerja paruh waktu.
Prorated paid time off hadir untuk memastikan pemberian cuti sesuai dengan jumlah waktu kerja yang telah dilakukan.
Perhitungan yang digunakan untuk PTO
Untuk menghitung prorated paid time off, perusahaan dapat menggunakan berbagai metode tergantung bagaimana waktu kerja dan aturan penggajian karyawan.
Beberapa metode umum yang dilakukan adalah:
Tahunan
Pada sistem akrual tahunan, karyawan diberikan sejumlah cuti selama setahun penuh. Tetapi, total PTO diprorata jika karyawan mulai atau berhenti di pertengahan tahun.
Sebagai contoh, apabila PTO standar adalah 12 hari per tahun dan seorang karyawan mulai bekerja pada bulan Juni, maka ia berhak memperoleh setengahnya dari jumlah hari tersebut, yakni 6 hari.
- Bulanan
Dalam metode prorated paid time off, cuti tahunan dibagi menjadi jumlah bulan dalam setahun, dan karyawan menerima sejumlah cuti yang diberikan setiap bulannya. Contohnya, dengan 12 hari liburan dalam setahun, maka karyawan mendapatkan satu hari per bulannya.
Apabila seorang karyawan terhitung mulai bekerja pada bulan April, mereka akan mendapatkan PTO dari bulan April sampai Desember dengan total 9 hari untuk tahun tersebut.
- Semi-bulanan atau dwimingguan
Metode ini membagikan cuti menjadi dua periode setiap bulan atau setiap dua minggu. Karyawan menerima alokasi cuti di setiap periode ini, dan cuti dihitung berdasarkan waktu kerja mereka dalam setiap periode tersebut.
- Per jam
Bagi karyawan yang bekerja dengan sistem dibayar per jam, cuti akan dihitung berdasarkan jumlah jan kerja yang telah mereka lakukan. Setiap jumlah jam tertentu yang dihabiskan di tempat kerja biasanya akan memberikan hak pada karyawan atas sejumlah cuti.
Cara menghitung prorated paid time off
Proses penghitungan prorated paid time off memerlukan penyesuaian berdasarkan status karyawan. Berikut cara menghitung prorated paid time off dalam beberapa kategori karyawan:
- Karyawan full time
Karyawan dengan status full time biasanya memiliki jam kerja penuh, semisal 40 jam per minggu. Jadi, rumus yang digunakan untuk menghitung prorated PTO bagi karyawan full time adalah:
[Prorated PTO = (Bulan kerja/Total bulan dalam tahun) X Total cuti tahunan]
Contohnya, jika seorang pekerja telah bergabung pada bulan Maret dan jumlah cuti tahunannya adalah 12 hari, maka prorated paid time off-nya dihitung sebagai berikut:
[Prorated PTO = (10 bulan/12 bulan) X 12 hari = 10 hari]
- Karyawan part-time
Rumus dalam menghitung prorated PTO untuk karyawan part-time bisa disesuaikan dengan jumlah jam kerja mereka.
Contoh, apabila seorang karyawan part-time bekerja setengah hari (20 jam per minggu), dan cuti tahunan yang diperoleh adalah 12 hari, maka prorated paid time off-nya akan dihitung seperti ini:
[Prorated PTO = (20 jam/40 jam) X 12 hari = 6 hari]
- Karyawan resign
Cara menghitung prorated PTO bagi karyawan resign bisa dilakukan berdasarkan waktu kerja mereka selama tahun tersebut. Umumnya, rumus yang digunakan adalah:
[Prorated PTO = (Bulan kerja/Total bulan dalam tahun) X total cuti tahunan]
Misalnya, seorang karyawan resign pada bulan September setelah bekerja selama 8 bulan dalam tahun tersebut, dan total cuti tahunannya adalah 12 hari, maka prorated paid time off untuk mereka akan dihitung seperti:
[Prorated PTO = (8 bulan/12 bulan) X 12 hari = 8 hari]
Perusahaan yang menggunakan rumus-rumus di atas bisa memastikan bahwa karyawan menerima hak cuti sesuai dengan waktu kerja mereka.
